Tillgänglighet och arkivbeständighet
Tillgänglighet och arkivbeständighet
Färdiga examensarbeten ska publiceras och arkiveras. Det ställer krav på hur du skapar ditt dokument. När du lämnar in ditt examensarbete via Canvas ska det vara:
- tillgänglighetsanpassat
- arkivbeständigt
Alla dokument ska vara tillgängliga för personer med skriv- och lässvårigheter, Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service.
Tillgänglighet
För att ditt dokument ska vara tillgängligt för personer med skriv- och lässvårigheter behöver du tänka på att:
- skärmläsare inte läser sidhuvud och sidfot
- tagga rubriker med rätt rubriknivåer som till exempel huvudrubrik och underrubrik
- tydligt identifiera kolumn- och radrubriker i datatabeller
- alla bilder och figurer ska ha alternativtext
Tips
De flesta programvaror har stöd för att testa tillgängligheten och det kan vara bra att göra det i alla steg. Till exempel både innan och efter du konverterat din fil till PDF/A.
Användarinstruktioner
Tagga rubriker med rätt rubriknivåer genom att använda formatmallar. I Word finns formatmallarna under menyfliken Start. Välj Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3 och så vidare.
Word har begränsningar när det gäller att skapa tillgängliga tabeller. Om dina data presenteras bäst i en tabell, försök att hålla tabellen enkel. Om tabellen är komplex, fundera på om du kan dela upp den i flera mindre tabeller med en rubrik ovanför varje tabell.
För att datatabeller ska bli mer tillgängliga för skärmläsare är det bra att tydligt identifiera kolumn- och radrubriker. Även om det finns sammanfogade kolumner eller rader med flera rubriker för varje cell måste skärmläsaren uttryckligen informeras om vilka rubriker som avser vilka celler.
För att ytterligare underlätta tillgänglighetsanpassningen i tabeller kan du markera rubrikraden och sedan välja Upprepa rubrikrader som finns under menyfliken Layout > Data.
Alla bilder och figurer ska ha alternativtext. För att lägga till alternativtext, välj knappen Alternativtext som finns på menyfliken Bildformat > Hjälpmedel. Skriv sedan in en kortfattad beskrivning av bilden.
För att redigera texten kan du även markera bilden eller objektet, högerklicka och välj Redigera alternativtext. Om bilden saknar innehåll av intresse för den som inte kan se den väljer du Markera som dekorativ (i PDF kallas detta Artefakter).
Även illustrationer och Smart-Art har möjlighet att skriva till alternativtext. Dessa kan dock aldrig markeras som dekorativa.
Arkivbeständighet
Statliga myndigheters allmänna handlingar ska enligt lag vara arkivbeständiga. För att digitala dokument ska kunna bevaras på obestämd tid används ISO-standarden PDF/A.
Notera
Det är viktigt att inte använda funktionen för att skriva ut till PDF. Denna metod för att skapa en PDF-fil bevarar inte dokumentets tillgänglighetsanpassning.
Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder.
När du följer instruktionerna för att skapa en tillgänglighetsanpassad PDF-fil uppfyller du kraven för PDF/A.
Skapa en tillgänglighetsanpassad PDF-fil
Innan du skapar en tillgänglighetsanpassad PDF-fil ska du kontrollera tillgängligheten. Välj knappen Kontrollera tillgänglighet som finns på menyfliken Granska > Hjälpmedel.
Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt.
När du exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativtext för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.
OBS! Skriv inte ut till PDF! Denna metod för att skapa en PDF-fil bevarar inte dokumentets tillgänglighetsanpassning.
Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder.
Gå till Arkiv och välj Spara som. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet Standard (publicera online och skriv ut). Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
Klicka på Alternativ. Under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A). Då bäddas typsnitten in i dokumentet.
När du sparar, välj Alternativ och försäkra dig om att Visa taggar för dokumentstruktur är markerad. Detta val är markerat som standard men kan ibland bli avmarkerat.
Om du väljer Minimera storlek för att minska storleken på PDF, var noga med att upprepa föregående steg eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet Visa taggar för dokumentstruktur.
I Office 2016 för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion gå till Arkiv. Välj Spara som och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Word-dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
När du sparar, se till att kryssrutan Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.
Använd Spara som och inte Spara som Adobe PDF. Om du inte ser knappen Alternativ… så har du antagligen valt Spara som Adobe PDF.
● Se till att knappen Standard (publicera online och skriv ut) är iklickad, vilket är det bästa alternativet för att bevara dokumentets tillgänglighetsanpassning.
● Kontrollera att Rubriker finns under Spara bokmärken med. Om så inte är fallet är det ett tecken på att rubrikformatet inte används eller ligger i tabeller.
● Kontrollera att Visa taggar för dokumentstruktur är markerad.
● Om du väljer Minimera storlek för att minska storleken på PDF, var noga med att upprepa föregående steg eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet Visa taggar för dokumentstruktur.